Ethique et conformité

Les faits marquants

Les enjeux

Les choix énergétiques d’un pays sont stratégiques : ils ont une influence sur son indépendance énergétique, la compétitivité de ses entreprises, le pouvoir d’achat des particuliers, la qualité de l’environnement, le bien-être et la sécurité des populations, etc. Ces choix génèrent des obligations légales, sociales, techniques, environnementales, dans le chef des producteurs/fournisseurs d’énergie.

 

Ces obligations évoluent très rapidement, en raison des multiples évolutions du secteur et de la transition énergétique en cours, qui affecte l’ensemble des acteurs. La conformité aux lois et aux réglementations est donc un point d’attention permanent dans l’entreprise, comme pour ses fournisseurs. 

Le cadre

La politique "Ethique et Conformité juridique"

La politique "Ethique et Conformité juridique" de Luminus, remaniée en 2016, liste les principaux risques et les actions mises en place pour les maîtriser.

La politique "Responsabilité sociétale d'entreprise" (RSE)

La toute première politique RSE (Responsabilité sociétale d'entreprise) ou CSR (Corporate Social Responsibility) de Luminus a été élaborée en 2012. Cette politique listait des engagements précis dans cinq domaines, l’éthique, la satisfaction clients, l'environnement, les ressources humaines et la prospérité.

En 2017, cette politique a été modifiée pour inclure un sixième axe explicite, l'innovation.

En 2018, quelques modifications mineures ont été apportées pour tenir compte des engagements 2030 du groupe EDF, de la politique développement durable du groupe et du nouvel accord RSE signé au niveau du groupe.

 

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Luminus_CSR-policy-2019 FR.pdf
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NB : La version téléchargeable tient compte de la nouvelle charte graphique mise en plage à partir de mai 2019.

Le Code de Conduite

Dès 2009, Luminus a publié à l’intention de ses collaborateurs un Code de Conduite, rappelant les règles à suivre lors des interactions internes ou externes. Respect de la personne, protection de l’information, signalement des situations dangereuses… ce Code comprend huit chapitres. Il a été mis à jour en 2017. Il est accessible à tous sur le site internet de Luminus.  

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edfluminus_codeofconduct_fr.pdf
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NB : La version téléchargeable tient compte de la nouvelle charte graphique mise en plage à partir de mai 2019.

Des conditions d'achat responsables

Les conditions générales d’achat de Luminus ont été modifiées en 2012 pour inclure des clauses relatives à la responsabilité sociétale, au respect des droits humains et de l’environnement et aux conditions de travail.

 

En mai 2017, dans le cadre de la mise à jour de la politique Conformité éthique et juridique, les conditions générales d'achat ont été complétées avec une clause spécifique, relative à l'intégrité.

 

Une cartographie des fournisseurs critiques du point de vue de la responsabilité sociétale a été élaborée en 2012 et mise à jour en 2016. Elle n'a pas fait l'objet de modifications notables en 2017 et 2018.

 

Les fournisseurs qui souhaitent signaler une violation des règles de droit, en lien avec des contrats en cours ou à venir, peuvent utiliser l’adresse : ethics@edfluminus.be.

Les indicateurs

    0     alertes locales concernant les achats
    0     alertes transmises au Groupe EDF
    5     audits internes clôturés dans l'année
    62     nouveaux embauchés ont suivi l'e-learning "Code de Conduite" au 31 décembre 2018

Les faits marquants

Evaluation des performances sociétales de Luminus par la société EcoVadis : le score 2018 reste exceptionnel, avec 85/100

Avec un score de 85/100 en 2018, comme en 2017, Luminus figure parmi le top 1% des 55 000 entreprises évaluées par la société EcoVadis, dans 150 pays.

 

Luminus a conservé son score 2017 dans les quatre dimensions évaluées par la société EcoVadis : le respect de l'environnement et des droits humains et sociaux restent à un niveau "exceptionnel" (supérieur à 85/100), tandis que l'éthique des affaires et les achats responsables se maintiennent à un niveau "avancé" (supérieur à 65/100).

 

La moyenne des entreprises évaluées par cette société de rating, spécialisée dans l'évaluation des performances sociétales des entreprises, est de 50/100.


Audit de la facturation pour les clients B2B

Parmi les cinq audits clôturés localement en 2018, l’un d’entre eux concernait la facturation pour les clients entreprises. Ce processus fait l’objet d’audits périodiques. Il s’agissait de s’assurer des niveaux de contrôle en place sur l’ensemble du processus de facturation, en partant des données compteur jusqu’à la production et la réception de la facture par le client.

 

« Depuis le dernier audit, datant de 2015, le nombre de consommateurs auto-producteurs a augmenté, ce qui complexifie les opérations de facturation, car il faut tenir compte du différentiel production/consommation, et des certificats verts associés » explique Geoffroy Dauby, Head of Audit. « Le résultat de l’audit a été plutôt rassurant de ce point de vue. Le taux de factures ayant suivi le processus standard s’est révélé très élevé, avec moins de 10% des factures B2B nécessitant une intervention manuelle. »

 

La méthodologie suivie prévoyait de recourir au « process mining », c’est-à-dire de suivre le flux complet des factures produites, étape par étape, au lieu de procéder par sondage comme c’est souvent le cas. L’aide d'un consultant a été sollicitée à ce sujet. Outre un contrôle de l’exactitude des factures établies, cette méthodologie a permis d’évaluer la performance globale du processus.

 

L’audit a également permis de mettre en place un système de contrôle automatisé sur l’entièreté du processus, dans les six mois suivant l’audit.

Règlement RGDP : mise en conformité des pratiques avec la réglementation européenne

Le règlement RGPD entré en vigueur le 25 mai 2018, est le changement le plus important depuis 20 ans en terme de protection des données privées.

Le règlement général sur la protection des données ("RGDP" ou "GDPR" en anglais, pour "General Data Protection Regulation") est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il a été transposé en droit belge via la loi du 30 juillet 2018, relative à « la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel », tout en restant d’application directe. 

 

La mise en conformité avec cette nouvelle réglementation a été préparée avec soin, dès 2017, par une équipe transverse, avec des représentants de chacun des départements concernés : Retail, IT, Achats, Marketing, Human Resources, Legal, etc.

 

A l’issue de la phase préparatoire, de multiples changements ont été introduits, parmi lesquels :

  • mise en ligne et implémentation de nouvelles politiques “vie privée et gestion des cookies” sur nos sites ;
  • automation des processus pour recueillir les requêtes liées à l’accès aux données personnelles, leur modification ou leur effacement ;
  • modification des conditions générales d’achat et mise en place de nouvelles conventions avec les sous-traitants qui traitent des données personnelles ;
  • modification et automatisation de certains processus ;
  • nomination d’un Data Processing Officer ("DPO")

 

Des formations ont été organisées avec les employés concernés, pour promouvoir le respect du règlement. Un système de formation continue a été mis en place à destination des nouveaux employés.

 

“La mise en conformité avec le RGDP a bien été, comme prévu, l’un des principaux dossiers traités par le département juridique en 2018, en liaison étroite avec les départements opérationnels. Il nous fallait nous assurer que les mesures mises en place allaient efficacement protéger les droits à la vie privée de nos (potentiels) clients et de nos employés, sans compliquer outre mesure les processus de travail" explique Véronique Vansteelandt, nommée Data Protection Officer, dans le cadre de sa fonction de General Counsel.


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